确认项目范围基准的过程中,经常会遇到一些问题,如经常出现项目范围不明确、范围变更频繁等问题,往往会导致项目延期、超预算、质量下降等问题,严重的话可能会导致项目失败。
因此,我们在进行项目范围基准确认时,需要充分考虑上述问题,采取相应的措施进行预防和解决。一般来说,经常遇到如下5大问题:
1、范围基准确认困难
在项目范围基准确认过程中,往往遇到确认困难的情况,导致项目范围不明确甚至范围蔓延。
这往往是因为项目相关方对项目的范围有不同的期望和需求,导致范围基准的确认变得困难。因此我们需要识别出所有利益相关者,对其进行分析,明确他们对项目的影响力和期望,尤其是确认各方在项目中的作用、权力、影响及需求。
另外,通过制定沟通计划,加强相关者间的沟通和交流,确保信息坦诚且及时地传达。如进行定期的会议、更新报告和反馈环节,是保持沟通透明度和连贯性的好方法,这有助于对所有相关方的期望都得到充分的考虑,并达成共识。
2、范围变更请求
在项目实施过程中,由于外部环境变化或内部需求改变,可能会出现需求变更的情况,这也会影响到项目范围基准的确认,这可能会导致范围基准的不稳定性。因此我们需要建立变更控制过程,对范围变更请求进行评估和管理,确保只有经过审批的变更才能被纳入范围基准。
在项目启动阶段,制定和明确变更管理流程,包括需求评审、变更请求的提交和审批流程、变更实施和验证等。这样可以确保所有变更都按照统一的流程进行管理,避免无序的变更请求。并成立一个专门的变更控制委员会或者小组,需对每个变更请求进行评估。
3、缺乏明确的可交付成果定义
在项目范围基准确认过程中,往往遇到没有对交付成果进行明确定义,从而导致范围基准的确认就会变得困难。因此我们需与项目相关方进行充分的讨论和沟通,明确每个可交付成果的具体要求和期望。
首先交付成果需满足项目目标,并获得所有相关方的一致同意和明确共识。需要综合考虑项目的目标、范围、时间表以及相关方的需求等多个方面。只有这样,才能确保项目能够成功地完成,并满足所有相关方的期望。
4、范围基准的不完整或不准确
范围基准可能会因为信息不完整或不准确而导致问题,因此需要加强需求分析,真正了解相关方的真实需求和期望,通过谈判和影响,构造完整的需求调研、需求分析和需求评审等环节,确保需求管理的有效性。
为了提高需求分析和评审效率,进一步提高需求分析质量。我们可以使用软件成本造价工具,使用AI,通过需求条目化功能自动生成标准用户需求,进一步提高需求分析效率和质量;而CoCode评审分析工具,使用AI通过缺陷移除率评估评审效果,尽早发现所有缺陷,降低返工成本和时间,节省17-20%的开发成本。
5、缺乏项目团队和相关方的参与
在确认项目范围基准时,往往因为缺乏项目团队和相关方的充分参与,往往导致范围基准的不完整或不准确。
因此我们需要加强与相关方的沟通频率和深度,建立有效的沟通和参与机制,确保项目团队和相关方都能够参与到范围基准的确认中。有效预防开发先行,白做无用功的现象。
在明确沟通目标和对象基础上,项目沟通可以采用多种方式,如会议、邮件、电话、在线会议等。我们可以根据不同的情况和需求进行灵活地沟通方式,并建立明确的沟通频率和时机,制定项目相关方沟通计划和建立协作机制。高效充分的沟通,有助于建立和确认项目范围基准。