你已经在Microsoft Word或Excel中创建了一个重要或机密文件，你希望将其保密或至少保持安全。也许你想确保只有你和某些人可以阅读或编辑它。也许你想限制某人可以对文件进行的修改类型。你甚至可以向读者保证这是最终版本。如果你知道在Word和Excel中使用哪些工具以及它们是如何工作的，你就可以做到这一切，甚至更多。

最新版本的Microsoft Word和Excel提供了多种保护文档的选项，包括只读模式、密码保护、编辑限制和数字签名。你还可以将文档标记为最终文档，以便人们知道自上次保存以来该文档没有更改。

这些选项适用于Word和Excel 2010及更高版本，但我们将在本指南中使用这两个程序的Microsoft 365版本。在这个版本中，将文档标记为最终文档和只读文档是两个独立的选项，但在旧版本中会结合使用。

在Word中使用只读模式

通过将文档设为只读来确保其他人无法编辑文档。在Word中，单击“文件”菜单。选择“信息”>“保护文档”以查看你的安全选项。选择始终以只读方式打开。现在保存文档，关闭它，然后重新打开它。

Word会闪烁一条消息，作者希望你以只读方式打开此文档，除非你需要进行更改。单击“是”以只读模式打开文档。此时会显示一条消息，告诉你由于没有编辑文档的权限，因此只能查看该文档。

当然，当被问及是否以只读方式打开文件并以编辑模式启动时，任何人都可以拒绝。相反，目标是让人们更容易以只读方式打开文档，以减少进行意外更改的机会。

若要删除只读限制，请在编辑模式下打开文档。单击“文件”菜单，转到“信息”，单击“保护文档”按钮，然后选择“始终以只读方式打开”。

在Excel中使用只读模式

Excel中的步骤几乎相同。单击“文件”菜单，选择“信息”，单击“保护工作簿”按钮，然后选择“始终以只读方式打开”。保存并关闭工作簿。打开它，你会看到作者希望你以只读模式打开它的消息。若要删除限制，请在编辑模式下打开工作簿。单击“文件”菜单，转到“信息”，单击“保护文档”按钮，然后选择“始终以只读方式打开”。