一文读懂，外贸中的invoice是什么意思？如何制作？

在外贸领域，invoice 这一词汇频繁出现，它对于国际贸易的顺利进行起着至关紧要的作用。本文将深入剖析外贸中 invoice的具体含义、与商业发票的区别，以及其开具流程与注意事项，同时向大家推荐一款高效实用的发票制作工具 ——Zoho Books。

一、Invoice 的定义和用途

于外贸情境下，invoice 不单单是咱们日常理解的发票，它更像是一份付款通知单或是收据。当卖家给买家开具了 invoice，这就意味着买家收到了付款的信号，后续的付款流程将以此为依据开启。倘若买家拍下物品却迟迟未付款，卖家便可借助发送 invoice 来委婉提醒买家尽快履行付款义务，亦或是和买家沟通协调，看是否能合并订单发货，从而提升交易效率、优化买卖双方的协作体验。

二、Invoice 与商业发票的区别

在国际贸易的大舞台上，商业发票CI（Commercial Invoice）和普通 invoice 存在显著差异。商业发票乃是卖方精心开立的一份载明货物名称、数量、价格等详尽信息的清单，它堪称买卖双方交接货物、结算货款的核心单证。进口国海关会依据它来判定征收进口关税的具体数额，而且一旦后续出现贸易纠纷，买卖双方索赔、理赔时，商业发票也是关键的凭证依据。相较而言，普通 invoice 的用途更偏向于日常交易流程中的付款提示与记录，不具备商业发票那样在海关事务、正式贸易纠纷处理等场景下的权威性与关键性地位。

三、Invoice 的开具流程和注意事项

（一）开具形式发票

外贸公司往往会在货物正式出运之前，率先给客户发送形式发票PI（Proforma Invoice）。这一做法的初衷在于，让客户手持这份发票去安排付款事宜，提前为货物的交易流程做好资金筹备，确保后续环节能无缝衔接。

（二）包含的必要信息

为了让进口商能毫无障碍地了解、掌握装运货物的全方位情况，invoice 必须囊括货物的详细描述，诸如货物的外观、特性、功能等；精准的数量信息，明确货物有多少件、多少重量等；还有清晰的价格明细，单价、总价一目了然。这些详尽的信息是进口商内部核算成本、规划仓储等后续操作的关键依据，缺一不可。

（三）税务处理

需要格外留意的是，国外的 invoice 在税务处理规则上和国内的增值税发票大不相同。它并不能像国内的增值税发票那样，直接用于抵扣税款。不过，进口增值税的税票在特定情况下是可以用来抵扣进项税的，例如报关进口的货物时产生的增值税税款、委托他人代为进口货物所缴纳的增值税税款等情形，企业财务人员务必熟悉这些税务规则，以免出现税务差错，影响企业利润与合规运营。

四、如何快速制作外贸invoice？

制作外贸invoice可以使用专业的外贸管理软件，如Zoho Books，它提供了便捷的发票制作功能，帮助外贸企业高效管理财务流程。

使用Zoho Books制作外贸invoice的步骤：

1、注册并登录Zoho Books

访问Zoho Books官网，完成注册并登录账户。

2、创建发票模板

进入【设置】-【更多设置】-【模板】，创建一个新的商业发票模板。
Zoho Books提供多种预设Invoice模板，支持添加企业Logo、自定义字体颜色、银行账户信息等，确保品牌形象统一。用户还可根据客户语言偏好调整内容，例如发送英文或西班牙语版本，提升沟通效率。
别忘了添加您的银行账户信息，方便收款。

3、填写发票信息

找到【invoice】功能，依次填入必要的信息，如发票号码、日期、卖方信息、买方信息、货物信息等。确保所有信息准确无误，避免交易中的纠纷。
Zoho Books支持100+种货币，系统自动更新实时汇率，避免手动计算错误。例如，向欧洲客户报价时，可直接以欧元生成Invoice，并自动换算为美元记录账目。

4、选择发送方式