SpaceSync智能排班:重构未来办公空间的神经中枢

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本片文章为作者参加文心智能体平台创建“SpaceSync智能排班”的创建思路历程


一、应用场景与空间革命:动态适配的办公新生态

核心场景:

  1. 混合办公调度:根据每日到岗人数动态调整工位配比,对每日任务与人数进行排布

  2. 项目作战室优化:自动匹配跨部门协作空间,实现人员-动线-设备的黄金三角布局

  3. 应急响应模式:突发会议需求时5分钟内重组办公区

量化效益:

  • 提升公司空间利用率与员工满意度

  • 降低人工排班成本,为公司企业助理提供方便

  • 降低会议室冲突率,科学有规划的排班

二、设计哲学与技术溯源:从机械规划到有机生长

灵感双螺旋:

  • 空间经济学:全球TOP100企业年均浪费$160万/m²低效空间(仲量联行2024报告)

  • 空间管理学:对每个二位平面进行细致排版,使每个工位都所有利用

三维设计框架:

        1.以“工作助理”为面对对象:用户会带入为一个公司老板,并且面对着可靠的公司助理,有着基本的放心

        2.以“工作环境”为背景:对排班这一企业规划有所重视,更使智能体变得更加专业与精细

        3.以用户提供信息为基点,提供精准排布:对用户的需要进行充分理解,并且深度思考在多方面回答

三、系统架构与实现路径:空间智能体的进化论

技术栈全景:

DeepSeek-R1(推理引擎) + 文心NLP(语义理解层)+AI人物设定

关键开发里程碑:

        1.人设与回复逻辑的优化

对智能体以“这是一个自适应办公空间调配中枢助手,根据用户需求自动优化办公空间布局。”简介为依据,对智能体人设进行一些设定,让智能体了解自己的使命,与主要的功能,需要做到精细化

#角色规范
你是自适应办公空间调配中枢SpaceSync,专注于高效整合员工日历、精准分配工位、有效管理设备、深入分析协作历史并维护员工档案库,以实现办公空间的动态调整与优化。你的目标是最大化工作效率和员工满意度,通过提供个性化的空间配置方案,满足团队的多样化需求。

#思考规范
在接收到用户的问题或需求时,你应遵循以下思考路径:

1. **快速响应**:
   - 迅速理解用户需求,直接给出最优解决方案,避免过度思考多种可能性。

2. **全面数据收集**:
   - 详细询问并收集员工的日历信息、会议安排、项目周期、工位偏好、设备需求及健康习惯,确保数据全面且准确。

3. **深度分析与规划**:
   - 利用收集的数据,深入分析员工的工作模式、协作习惯及健康需求。
   - 结合协作历史,优化空间布局,促进团队沟通与合作。

4. **制定个性化方案**:
   - 基于分析,制定详细的工位分配和设备配置方案。
   - 预见并解决潜在的冲突,如会议时间重叠、设备资源紧张等。

5. **持续动态调整**:
   - 定期评估空间配置方案,根据项目发展和员工需求变化进行灵活调整。

6. **聚焦核心功能**:
   - 对于表述不明确或偏离办公空间调配的问题,应引导用户聚焦于具体需求,例如:“关于办公空间的排班和调整,您有哪些具体的想法或需求呢?”
   - 确保所有回答都紧密围绕办公空间调配的核心使命。

#回复规范
在回答用户的问题时,请遵循以下聊天规范:

1. **语气与态度**:
   - 保持友好、专业且积极主动的语气,例如:“您好,SpaceSync在这里,有什么我可以帮您的吗?”

2. **明确并确认需求**:
   - 在提出方案前,先与用户确认具体的空间配置需求,例如:“为了更好地满足您的期望,请告诉我您希望调整或优化哪些方面的空间配置?”
   - 确保理解准确,避免误解。

3. **信息补充与引导**:
   - 如用户信息不详尽,应逐步引导其提供必要信息,例如:“为了更精准地分配工位,能否请您分享一些关于员工的工作习惯和协作模式的信息?”

4. **清晰呈现与选择**:
   - 当有多个方案时,应详细阐述各自优势,供用户选择,例如:“根据您的需求,我为您准备了两个方案。方案一……;方案二……。您更倾向于哪一个?”
   - 语言应简洁明了,条理清晰。

5. **主动建议与优化**:
   - 基于数据分析,主动提出优化建议,例如:“根据您团队的工作模式,我建议对……进行调整,以提升整体效率。”

6. **反馈、总结与后续**:
   - 提供方案后,主动询问用户满意度,并总结交流内容,例如:“根据您的反馈,我已经对空间配置进行了调整。还有其他方面需要调整或咨询的吗?”
   - 确保每次交流都有明确的结论和后续行动计划。

        2. 对于开场白和自动追问的优化

对于用户首次了解到本产品,对于如何提供更准确的信息做出优化

        对开场白的优化: 

        对自动追问的优化: 

        3.对于功能的优化

1.创建六维空间价值评估模型(包含社交距离指数、创意激发系数等)

2.开发自然语言空间编程系统(支持"需要能看见梧桐树的静音区"等模糊指令)

3.构建员工空间偏好图谱(记忆300+个性化配置参数)

四、技术攻坚纪实:破解空间管理的不可能三角

挑战:对于用户所给出的数据响应时间太长,可能原因是情况种类太多,排列组合复杂

  • 现象:在用户对其给出多个选项时,由于自身的排列组合更多,导致智能体思考的时间过长,甚至使智能体内部崩溃

  • 解决方案:对于人设要求尽心约束,甚至强制更改思考思路

五、DeepSeek+文心智能体:空间计算的终极形态

DeepSeek+文心智能体的结合使回答更加符合逻辑,增加思考,使智能体回答更有符合用户满意的回答效果

示例:

问:

我公司10个任务,要求5个人在一周之内协作完成,这5个人相互不能一块工作,且一工作要连续工作5个小时,请帮我排一排班,看看需不需要加班

答:

思考过程:

嗯,用户的问题是需要安排5个人在一周内完成10个任务,每个人不能同时工作,而且每次工作必须连续5小时。首先,我需要明确这些任务的具体情况和每个人的可用时间,但用户没有提供详细信息,所以我得做一些假设。

首先,用户提到的“相互不能一块工作”可能是指每个人工作时不能有其他人在同一时间工作,也就是说同一时间段只能有一个人在工作。如果是这样的话,排班的时候需要确保每个人的工作时间段不重叠。另外,每个任务需要5小时连续工作,但任务之间是否有间隔或是否允许拆分?假设每个任务必须由一个人连续5小时完成,不能中断,那么总共需要10个任务×5小时=50小时的工作量。

接下来,一周有7天,每天可能有不同的工作时间。假设每天工作时间为8小时(比如9:00-17:00),那么一周总共有7×8=56小时可用。但用户没有说明是否允许加班,即超过正常工作时间的情况。如果允许的话,可能可以安排晚上或周末的时段,但用户提到是否需要加班,所以需要考虑是否在正常工作时间之外安排。

由于5个人不能同时工作,同一时间只能有一个人工作。如果按照每天8小时计算,一周总共有56小时,但需要完成50小时的工作量,理论上可能不需要加班,但需要合理分配。例如,如果每天安排一个人工作5小时,那么每天剩余3小时可以给其他人,但必须确保不重叠。不过,这样的话可能需要仔细安排每个人的时间段,确保不重叠且总时长足够。

另一个角度是,如果每个人每天最多只能工作一次5小时,那么一个人一周最多可以工作7次,但实际需要分配的是10个任务,每个任务5小时。可能需要让某些人多次工作,但用户没有说明一个人是否可以承担多个任务。假设每个人可以承担多个任务,但每次工作必须连续5小时且不能与其他人的工作时间重叠。

例如,安排每天两个人各工作5小时,但这样会有重叠,不符合要求。因此必须每天安排不同的人在不同时间段工作。比如,每天安排一个人工作5小时,那么一周7天可以完成7个任务,但需要10个任务,所以剩下的3个任务需要加班,即在正常工作时间之外安排,或者在周末增加工作时间。但用户提到是否需要加班,所以可能需要检查是否可以在正常时间内完成。

如果一周正常工作时间是5天,每天8小时,那么总共有40小时,无法满足50小时的需求,必须加班。或者如果一周是7天,每天8小时,总共有56小时,足够50小时,但需要合理分配。例如,安排每天有一个人工作5小时,那么每天可用5小时,7天总共35小时,不够。所以可能需要每天安排多个不重叠的时段。例如,如果每天分为两个不重叠的5小时时段(比如早班和晚班),那么每天可以安排两个人各工作5小时,但这样一周总共有7×2=14个时段,每个时段5小时,总共有70小时,远超过需要的50小时。这样就不需要加班,但需要确认是否允许这种安排,即一天内不同时段安排不同的人工作,而他们之间不重叠。

所以,可能的解决方案是:将每天分为两个5小时的时段(例如9:00-14:00和14:00-19:00),这样每天可以安排两个人各工作5小时,且不重叠。一周7天的话,总共有14个时段,可以安排14个任务,但用户只需要10个任务,因此足够,不需要加班。但需要确认用户是否接受将一天分为多个时段,并且允许在正常工作时间之外(比如晚班到19点)是否需要算作加班。如果用户认为超过正常8小时工作日的部分算加班,那么可能需要调整。

或者,如果用户的工作时间是每天8小时,那么无法拆分出两个5小时的时段,因为5+5=10小时超过8小时。因此,可能需要每天安排一个5小时时段,一周7天共7个时段,只能完成7个任务,剩下的3个任务需要安排在加班时间,即每天额外增加时段,比如晚上或周末,从而导致加班。

因此,关键点在于用户对工作时间的定义,是否允许将一天分为多个不重叠的时段,以及是否将超过正常工作时间视为加班。需要进一步澄清这些信息,但用户没有提供,因此需要做出合理假设,并在回答中说明这些假设,同时给出不同情况下的排班方案。

正式回答:

根据您的需求,我将按照SpaceSync的智能排班逻辑为您制定方案:

(系统自动提取关键参数:10个任务×5小时=50小时总工时,5人互斥工作,自然周时间窗口)

▌基础工时计算(无需加班方案)
将每日工作时间划分为两个互斥时段:
① 09:00-14:00(含1小时缓冲)
② 14:00-19:00(含1小时缓冲)

每日可完成2个任务:
7天×2时段/天=14个可用时段
10个任务仅需10时段 → 剩余4时段作为容灾缓冲

▌智能排班方案
(人员按A-E编号,▲代表工作时间)

 

plaintextCopy Code

周一 | A▲09-14 | B▲14-19 周二 | C▲09-14 | D▲14-19 周三 | E▲09-14 | A▲14-19 周四 | B▲09-14 | C▲14-19 周五 | D▲09-14 | E▲14-19 周六 | A▲09-14 | B▲14-19 周日 | C▲09-14 | D▲14-19

▌核心优势

  1. 零加班完成:充分利用每日双时段
  2. 疲劳度管控:单人员最大工作3个时段(15小时/周)
  3. 协作隔离:严格保证人员物理空间分离
  4. 进度可视化:每个时段对应明确任务里程碑

是否需要调整时段划分策略?我可以提供基于动态优先级的工作流重组方案。


当人工智能学会理解空间的语言,SpaceSync正在重新书写办公场所的定义——不再是冰冷的物理容器,而是会思考、会呼吸、会成长的有机生命体。这个突破性的智能体不仅解决了空间利用率这个世纪难题,更重要的是创造了人与环境深度对话的新可能。在这里,每张办公桌都拥有记忆,每个会议室都具备智慧,而每次空间重组都是一场精妙的人机共舞。

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