办公用品管理系统需求说明
1. 系统概述
目标：实现办公用品的全生命周期管理（采购→入库→领用→盘点→报废），提升物资使用效率，降低运营成本
用户角色：
- 普通员工
- 部门管理员
- 采购专员
- 财务人员
- 系统管理员
2. 核心功能模块
2.1 采购管理
- 供应商管理（资质审核、价格对比、评价体系）
- 采购申请流程（多级审批/自动触发低库存采购）
- 采购订单跟踪（物流信息对接）
- 历史价格趋势分析
2.2 库存管理
- 智能分类体系（耗材/固定资产/IT设备）
- 实时库存监控（可视化仪表盘）
- 自动库存预警（安全库存阈值设置）
- 多仓库管理（总部/分部仓库调拨）
- 批次管理（有效期跟踪）
2.3 领用管理
- 在线申领系统（移动端支持）
- 领用额度控制（按职级/部门预算）
- 领用审批工作流
- 预约领取（高价值设备预约）
2.4 财务管理
- 成本分摊（部门/项目维度）
- 资产折旧计算
- 预算管控（超额预警）
- 对接财务系统（生成会计凭证）
2.5 资产追踪
- 二维码/RFID资产管理
- 使用轨迹记录
- 维修保养管理
- 报废处置流程
3. 扩展功能场景
3.1 智能预测
- 用量预测模型（基于历史数据+季节因素）
- 最优采购量计算（考虑仓储成本）
3.2 移动应用
- 扫码快速出入库
- 实时库存查询
- 审批消息推送
3.3 绿色办公
- 环保指标统计（纸张节约量）
- 可回收物资管理
- 电子化流程替代纸质单据
3.4 系统对接
- 对接OA系统（审批流集成）
- 对接ERP系统（财务数据同步）
- 对接门禁系统（高价值物品领用管控）
4. 非功能性需求
4.1 安全要求
- 三级权限体系（查看/操作/审计）
- 数据加密传输
- 操作日志审计
4.2 性能指标
- 并发支持 ≥500用户
- 响应时间 ≤2秒（常规操作）
4.3 扩展性要求
- 支持多组织架构
- 可配置化审批流引擎
- 开放式API接口
5. 管理报表（示例）
| 报表类型 | 统计维度 | 输出周期 |
|---|---|---|
| 部门领用分析 | 部门/物品类别 | 月度 |
| 供应商对比分析 | 价格/质量/时效 | 季度 |
| 资产折旧报告 | 固定资产类型 | 年度 |
| 库存周转率分析 | 全品类/单品 | 月度 |
6. 系统演进规划
Phase 1（基础版）：核心采购+库存+领用功能
Phase 2（增强版）：财务对接+移动应用
Phase 3（智能版）：预测分析+IoT设备集成
关键设计要点：
- 建立物品标准化分类体系（建议参考《固定资产分类与代码》国家标准）
- 审批流引擎需支持会签/或签等复杂流程
- 库存预警需区分常规耗材和特殊采购物品
- 资产追踪需考虑混合管理模式（部分资产采用RFID，部分采用二维码）
- 预留与智能仓储设备的对接能力（如自动盘点机器人）
7. 数据库设计
classDiagramclass Users {+user_id (PK)usernamepassword_hashdepartment_id (FK)rolelast_login}class Departments {+department_id (PK)namebudgetparent_id}class Suppliers {+supplier_id (PK)namecontact_inforatingis_approved}class PurchaseOrders {+order_id (PK)supplier_id (FK)total_amountstatusexpected_deliverycreated_by (FK)created_at}class OrderDetails {+detail_id (PK)order_id (FK)item_id (FK)quantityunit_pricereceived_quantity}class Inventory {+inventory_id (PK)item_id (FK)warehouse_id (FK)batch_noquantitysafety_stockexpiry_date}class Warehouses {+warehouse_id (PK)namelocationmanager_id (FK)}class Requisitions {+req_id (PK)applicant_id (FK)item_id (FK)quantitypurposestatusapproved_by (FK)}class IssuanceRecords {+record_id (PK)req_id (FK)issued_quantityinventory_id (FK)issued_at}Users "1" -- "1..*" Departments : 属于PurchaseOrders "1" -- "1" Suppliers : 从供应商采购PurchaseOrders "1" -- "1..*" OrderDetails : 包含明细OrderDetails "1" -- "1" Items : 对应物品Inventory "1" -- "1" Warehouses : 存放在Requisitions "1" -- "1" Users : 申请人IssuanceRecords "1" -- "1" Requisitions : 执行领用Inventory "1" -- "1" Items : 库存物品class Items {+item_id (PK)namecategory_id (FK)unitis_consumable}class Categories {+category_id (PK)nameparent_idis_asset}Categories "1" -- "1..*" Items : 分类包含Departments "1" -- "1..*" Users : 包含成员note for Inventory "库存批次管理支持先进先出(FIFO)"note for OrderDetails "记录应到数量与实收数量差异"note for Requisitions "支持多级审批流程控制"(
