Excel常用操作

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快速输入数据与编辑数据

一个工作簿可以包含多个工作表

特殊数据的添加格式

1. 输入负数, 例如-3、-5
   • 常规输入, 直接输入-3、-5;
   • 使用(), 例如在单元格中输入(3)回车即可变为-3;
   • 上述括号不区分中英文.

2. 输入分数, 例如1/3、2/5等
   • 直接输入1/3则会自动变为1月3日;
   • 正确输入方法0 2/3回车, 注意中间有空格.

3. 日期输入方法

   • 在Excel中支持两种日期分隔符/和-, 两者都会自动识别为日期
   • 日期默认为斜杠

4. 时间输入方法

   • 在Excel中时间使用:分隔符；
   • 例如16:43:21
   • 例如4:43:21 PM, 表示下午.

5. 文本格式输入

   • '左侧添加单引号强制变为文本格式

6. 自动填充, 填写一定规律的数据后, 鼠标往下拖动可实现自动填充.
   • 双击填充柄可实现快速填充对齐.

设置数据格式

1. 显示格式与数据本身
   • 数据格式: 工作表中数据的显示形式;
   • 数据本身会显示在编辑栏中.

2. 设置单元格格式
   • 常用鼠标快捷操作:
   • Shift + ↓ 连续选择
   • Ctrl + ↓ 自动定位到列最后一行
   • Shift + Ctrl + ↓ 全部选择(选中整列)
   • Ctrl + Shift + ↓/↑ 选择一整个区域
   

表格与单元格样式

• 表格样式指对整个表格进行格式化的预设样式;
• 单元格样式指应用到单个单元格或一组单元格的预定义格式集合

表格样式

单元格样式

表格样式旁边即为单元格样式(针对一个或一组单元格)

工作表的基本操作

1. 插入及删除

2. 重命名

3. 设置标签颜色

   • 设置工作表标签颜色为红色
   

4. 移动或复制

   • 勾选创建副本
   

5. 显示和隐藏

6. 保护工作表

   • 防止别人修改
   

数据验证

• 序列之间使用英文逗号分隔

分类汇总

• 分类汇总计算平均成绩等
• 分类-汇总

冻结窗口

• 行和列都可以冻结

数据导入

• 外部文本数据导入到Excel中
• 数据→自文本
• 一步一步导入即可

公式与函数

• 公式
  • 所有的公式都要以等号=开头
  • 在单元格与编辑栏中都可以输入公式
  • SUM求和函数
• 函数
  • 插入函数功能可支持搜索

常用函数VLOOKUP垂直查找函数

=VLOOKUP(要查找的内容、要查找的位置、包含要返回的值的范围内的列号、返回表示为 1/TRUE 或 0/FALSE 的近似或精确匹配项)

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

• 使用场景
  • 根据图书编号, 找到对应的图书名称

常用函数SUM、SUMIF、SUMIFS

SUM

=SUM(D2:D15)
=SUM(D2,D12,D15)将单元格D2、D12、D15相加

SUMIF

• 对符合一个条件的单元格进行求和
• =SUMIF(D2:D15, ">10")
• =SUMIFS( ">=2012-1-1", "<=2012-12-31")
• 注意这里都是双引号

IF函数

• IF(C2>=60, "及格", "不及格")

• IF(C2>=90, "优秀", IF(C2>=60, 及格", "不及格"))

• IF(OR(G3<60, G4<60, G5<60), "不合格")

数据透视表

从原数据列表中快速提取并汇总大量数据的交互式表格

• 插入→数据透视表
• 千元数据格式显示
  • 自定义→#,##0.00, 千显示
  • 长为多音字

数据透视图

在数据透视表的基础上, 以图表形式呈现数据透视表中的汇总数据

快捷键 Alt + D + P

• 分析→分组选择
• 总计→对行和列禁用
• [红色][>100]0;0(左边代表匹配的数据格式设置, 右边代表没有匹配的数据格式设置)

该章节参考链接 49_电子表格处理考点精讲_数据透视图_哔哩哔哩_bilibili

Smart Art逻辑关系图

• Word与Excel都支持Smart Art逻辑关系图

按住 Alt 键可拖动对齐

注意这里的单元格引用