绘制业务流程图是产品经理必备掌握的技能之一,尤其是对 B 端产品经理来说,要分析好需求写好一篇完整的 PRD 文档,首先就是绘制正确的业务流程图。
什么是业务流程图
在开始讲业务流程图之前,我们需要先了解一下业务流程图的定义。
业务流程图(TFD)是一种描述管理系统内各单位、人员之间的业务关系,作业顺序和管理信息流向的图表。它用一些规定的符号及连线表示某个具体业务的处理过程,帮助分析人员找出业务流程中的不合理流向。TFD基本上按业务的实际处理步骤和过程绘制,是一种用图形方式反映实际业务处理过程的“流水账”。
简单来说,业务流程图主要是反映业务人员的活动顺序的,是实际场景中的处理步骤。
业务流程图八要素
要绘制好完整的业务流程图,需要关注到以下几点:
- 基本要素
- 角色:业务中相关方,通常需要用泳道来分隔不同角色。
- 活动:业务角色做的具体每件事情,也就是每一步流程。
- 协作:协作关系包括并行、顺序、异步等等,这里主要是形容不同活动之间的发生顺序。
- 交付物:通常指的是文档或者数据表等。
- 分支:流程图中的分叉,通常由判断产生。
- 管理要素
- 异常:导致业务无法进行的活动事件。
- 审批:审批是一种特殊的活动。
- 规则:指的是流程中的约束条件,分数据规则和行为规则,数据规则指的是文档的格式等,行为规则指的是活动之间有严格的先后顺序,如审批后方可进行下一步。
如何快速准确绘制
首先,要绘制准确完整的业务流程图的前提是先熟悉好业务,如何快速熟悉业务,可以参考阅读我的上篇文章(《B 端 PM 如何快速理解业务?》)。
在掌握业务之后,可以参考以下方法去绘制业务流程图:
- 明确业务流程图的目标
- 每一个业务流程都是有目的的,比如采购流程的最终目的是审批记录并采买公司所需商品
- 如果不清楚业务流程的目标,会导致业务流程没有指向性,且在绘制业务流程图的时候,无法确定业务流程的结束时机
- 了解业务角色和活动
- 罗列出所有的业务角色以及每个角色在业务流程中参与的活动
- 确定活动的顺序以及规则
- 确定所有活动的执行顺序,比如先确定采购物品和数量才能采购
- 确定不同活动之间的行为规则,比如采购之前需要先审批
- 优化业务流程
优化业务流程可以采用 ESEIA 流程优化方法。
ESEIA流程优化方法包括E(Eliminate)清除、S(Simplify)简化、E(Establish)增加、I(Integrate)整合和A(Automate)自动化,主要是用来减少流程中的非增值活动,增加流程中的增值活动,然后进行整合和自动化。
- E:清除,找出并清除不增值的活动;
- S:简化,清除不必要的活动后,对必要的活动进行简化;
- E:增加,根据需要增加增值的活动;
- I:整合,对简化后的活动进行整合,使流程连贯;
- A:自动化,充分利用信息技术自动化功能,提高流程处理速度和质量。
业务流程图图例说明
在最后,附上常用的一些业务流程图的图例说明。
写在后面
B 端产品经理日常工作中都会画业务流程图,这是 B 端产品经理应该熟练掌握的技能,有志于往 B 端方向发展的产品经理,都应该勤加练习。