最近，Zoho Projects项目管理软件的一位资深客户，跟我们分享了他是如何把Projects应用于大型机床装配的复杂调度。小Z觉得特别有必要，把各行各业的成功应用和实践经验发布出来。在取得这位资深用户同意后，我们推出了本篇文章，一起看看项目管理软件与制造业大型机床装配，能够碰撞出什么样的火花。

　　项目背景

　　客户所在的M公司，是一家大型镗铣机床的设计、制造、销售与安装服务的企业。近年来，订单呈爆发式增长，凭借人工管理经验的装配作业调度，已经无法应对当下的生产需求。如何合理使用有限的作业资源，达到提升装配效率的目的，成为亟待解决的问题。装配作业调度的问题，主要表现为五个方面：

    1、调度排产效率较低
    2、装配调度管理粗放
    3、项目交期不稳定
    4、资源浪费
    5、成本上升

　　客户是怎么解决以上五个问题的呢？

　　首先，他针对车间装配和客户现场装配两个阶段调度目标存在差异的情况，借助作业调度理论和算法，在考虑单个项目开工日期有所不同的前提下，建立了由最大完工时间、总拖期时间、作业总负载、总成本等为参考目标的装配调度模型，以获得较优的调度方案。

　　为了最大限度地保证调度方案能够落地实施，在分析M公司信息化管理需求后，借助于Zoho Projects项目管理软件，构建装配调度信息管理可视化监控系统。通过实际应用和运行，证明这种方案和系统可以提高管理和作业效率、降低成本。

　　需求分析

　　M公司的大型机床产品，装配工艺复杂，工序繁多，周期长，项目的各个阶段为串行方式执行。如各个执行环节沟通不畅，就会出现信息更新和流程运行滞后的问题，上游工序引发的问题将层层向下传递，导致项目无法按照调度计划完成。

　　例如，客户现场安装的项目，因地域空间存在差异，项目执行状态特别依赖于现场人员的主动反馈，信息处于单回路流动，现场项目管理基本上处于开放状态，出现项目执行和调度计划脱节，拖期严重，作业成本浮动过大、难以控制等问题。所以，特别有必要从项目信息化管理的角度，对装配项目的执行过程控制进行探讨，并找出解决方法，保障调度方案可以良好地落地执行。

　　信息管理可视化监控系统的五大模块

　　（基于Zoho Projects构建的系统流程图）

　　1、基础信息管理

　　进行通用参数和应用管理参数的配置。通用参数包括地域、语言、事件、日历的设定等。应用管理参数包括人员角色的创建、角色相关的信息管理、使用权限的分配和审批流程管理等。基础信息设置允许用户根据M公司的装配管理实际情况进行自定义设置。

　　在Zoho Projects中进行如下配置：

　　（1）门户配置—设置地域、语言、日期和时间、项目、任务和时间表等基础信息；

　　（2）用户管理—建立用户群，配置用户相关信息，如门户用户、客户用户和团队；

　　（3）权限简档和角色—设定不同角色及各个角色的访问权限；

　　（4）任务自动化—设置作业流程和审批。

　　（基础信息示例）

　　2、装配项目任务编制

　　系统需要根据M公司装配项目的实际执行流程，方便地创建和制定装配项目，提供多级任务列表及其任务开始时间、结束时间、任务执行作业人员、任务状态、工时、工艺文档等任务关联参数和信息的设定。详细完整地描述M公司装配项目的任务流程、任务关系和任务依赖性，同时根据不同的装配项目类型创建和调用项目模板，并且能够支持外部项目任务文档的快速导入和导出。

　　（1）在主界面“项目”中创建新的项目；

　　（2）项目创建完成后，在“工作概述”中通过“里程碑”，设置装配项目的阶段；

　　（装配项目设置示例）

　　（3）进入“任务”菜单，依据装配项目的作业工序和作业内容，进行WBS分解、多级任务创建以及作业文档的关联。

　　（工序依赖关系）

　　3、资源和调度管理

　　在人员层面，管理人员、技术人员和项目执行作业人员，是M公司涉及到的主要资源。资源和调度的管理系统需要满足以下基本原则：建立一个总资源池，从总资源池中选择角色人员建立项目资源池，从项目资源池中为任务分配资源，下级资源的分配均从上一级资源池中选取。调度方面需要在已编制完成的项目任务中，按照装配计划选择作业人员，设定工序任务的完成时间、优先级等。项目任务时间日历设置完成后，已分配的作业人员在同一时段内不能重复使用，管理人员不受此规则的约束。还要能提供条形图、热图等资源使用情况的可视化展现。

　　（1）按照调度计划中的该项目所涉及的作业人员，在“设置”-“用户管理”-“团队”中建立该项目的作业团队，作业团队包括负责人和作业角色；

　　（用户资源配置）

　　（2）配合已完成的任务计划编制设置，在新建项目中按照调度计划或调度方案，进行“任务-人员”关联，完成里程碑和各级任务的工期、成本、作业逻辑关系等配置。

　　（项目团队构建示例）

　　（作业资源使用热图）

　　4、进度管理

　　为实现M公司装配项目进度管理，该系统需要提供多种可视化的项目管理动态控制方法，例如项目进度管理中经典的对比甘特图法、箭线图、香蕉曲线对比法、S型曲线比较法和EVM挣值管理法等。此外，系统需要具备完善的项目问题管理功能，可以对项目执行过程中出现的问题提供完善、详细的“反馈-解决-反馈”闭环管理机制。

　　（1）“创建项目”时，将任务统计的“上卷功能”设置成系统以甘特图、百分比和数值形式自动统计和显示项目各阶段和任务的实际工时、成本等进度信息；

　　（2）“问题”可以为项目团队提供“反馈-跟踪-解决-反馈”的闭环问题解决机制；

　　（3）“设置”-“门户配置”-“项目预算”-“预算设置”，配置相关参数，勾选“挣值管理”选项，启用EVM对项目绩效和进度的度量。

　　（任务状态监控示例）

　　5、数据收集分析和可视化

　　系统需要具备全面的数据分析、数据报表功能和数据可视化的功能，允许对作业资源、成本进行实时汇总、统计、分析、可视化呈现，并提供所有数据的存储和访问功能。

　　（1）在“报表”-“资源使用”中，查看时间维度上资源使用情况的热图或条形图显示；

　　（2）在“时间表报表”-“项目报表”，查看实际工时和实际成本；

　　（3）在“任务报表”-“基础报表”和“高级报表”中查看多视角下的任务状态；

　　（4）通过主页“最近的项目”进入已创建项目的“仪表板”，进行可视化的部件配置，编辑和设定需要显示的单个项目过程数据和图形显示方式，便于项目负责人监控和部门监控；

　　（5）在“主页”-“组合”中配置所有项目的过程数据和图形显示方式用于部门或公司监控；

　　（6）在“设置”-“应用市场”的“Zoho应用”拓展插件中，选择“Analytics”插件，进行项目结束后的综合分析。

　　（项目可视化监控）

　　（装配绩效分析）

　　综上，Zoho Projects在M公司实现了针对大型机床装配的可视化监控，过快速识别项目调度计划执行过程中的扰动因素和风险，及时制定应对方案，采取纠正措施，保证装配项目顺利执行。M公司在装配项目的执行过程中，实现了精细化、动态化管理，提高项目管理效率，减少了项目超期的风险，收获了很好的应用效果。

　　在全球，超过20万家企业正在使用Zoho Projects制定项目计划、协调团队、管理工程进度和流程。我们也期待更多的客户朋友分享您的实际业务和应用体验，与Zoho携手共创高效的项目管理实践。