说到印章,相信看过近现代电视剧的人都见过,一般在订立合约时最常用到,双方在合约上加盖印鉴,即代表着合约的成立。
我小时候还见过我父亲的印章,只是随着时代的发展,印章因为不易携带,容易被盗用、冒用和滥用等问题而逐渐退出舞台,目前取而代之的是电子印章。
随着互联网科技的发展,以及国家无纸化办公的号召,电子印章系统成为了企业智能化办公的选择,而电子印章系统的便捷性、高效性、合法性也为企业印章管理带来了极大的便利。
一、什么是电子印章系统?
电子印章系统是获得国家密码局认证,符合《电子签名法》,集电子盖章和文档传输存储等多项功能为一体的安全系统。电子印章系统可提供实名认证、印章管理、文件加密、传输及存储等电子印章使用全生命周期服务,帮助企业提高用章效率,确保电子印章使用的合法合规性。
二、电子印章系统有什么功能?
电子印章系统一般具有实名认证、电子印章制作、印章印模管理、印章授权管理、电子印章管理、文件盖章、文档加密存储七大功能模块。
1.实名认证
使用电子印章系统需提前进行实名认证,确保用章人身份的真实性,以及签署者身份的不可抵赖性。
2.电子印章制作
企业自定义添加印章,将制作好的印章图片上传至电子印章系统,形成具有法律效力的电子印章,以适应不同的电子印章使用场景。
3.印章印模管理
申请人提交申请的同时,会上传一个经过处理的实物印章印模或者个人签名图片,申请通过后,该图片自动导入印章印模库,且导入时间作为印模生效的起始时间,而印模有效期自动设为无限期。印章管理人员可以对各个印章印模进行停用、销毁和查询等管理。
4.电子印章管理
电子印章管理主要包括电子印章更新、挂失、取消挂失、电子印章销毁、电子印章的查询——可以查询各个阶段、各种状态的电子印章。
5.印章授权管理
企业可根据实际情况,通过电子印章系统对印章使用者进行授权操作,不同身份可设置不同的使用权限。
6.文件盖章
电子印章制作、授权后,授权者即可在线完成合同文件的审批和签署,无需线下跨部门跨区域申请用章。
7.文档加密存储
合同文档盖章后将会存储在云端,保证数据的安全,杜绝文件数据泄漏及丢失等现象。
三、推荐3个电子印章管理系统
以下推荐3个电子印章管理系统,均具备以上七大功能模块,但产品之间仍有一些差异。
1.e签宝
官网:https://sourl.cn/GnyZLW
公司实力:e签宝成立于2002年,是国内第一家电子签名技术服务商。截至2023年6月,e签宝各项运营数据稳居行业第一,参与了15项标准制定,并且是连续三年唯一入围胡润全球独角兽排行榜的电子签名企业。产品优势:e签宝的印章管理系统,具备签署中心、印控中心、文档中心、管理平台和本地存证五大核心能力,其中印控中心可以做到电子印章和物理印章从制作、使用到作废的全生命周期管理,可以多级印章授权,多维度印章统计分析。e签宝印章管理系统的使用场景也囊括了人事、采购、销售、物流、财务等常见场景,对不同场景的印章管理更有针对性。
2.契约锁
官网:www.qiyuesuo.com
公司实力:契约锁成立于2016年,致力于为中大型组织提供“数字身份、电子签章、印章管控以及数据存证服务”于一体的数字可信基础解决方案。目前已服务了30000多家中大型组织客户,可为政府机关、高校、医院、地产、工程等行业提供符合需求的数字可信基础解决方案。
产品优势:契约锁的印章管控平台可以实现印章全生命周期管理、授权体系、流程体系、风控体系、审计体系、权限配置、分级管理和集成应用八大功能体系,其中的风控体系就可以预防所有印章在使用过程中可能存在的冒用、盗用、乱用等风险,系统能自动识别并及时预警,同时利用敏感词库、文件自动比对、额度授权等技术控制印章使用风险。
3.群杰
公司实力:群杰创立于2014年,总部位于南京,在全国7个区域超30个城市设立服务网点,是中国印章数字化风控管理领导者,致力于为客户提供安全、合规、高效的印章智能管理解决方案,已成功为超过3000家中大型企业提供服务,涵盖行政单位、建筑、地产、金融、制造、零售、服务等全业态。
产品优势:群杰智能印章管理平台可实现印章全生命周期管理。通过标准化平台,促进合规管理。从印章刻制的申请、领用、归还到销毁;从印章使用的申请、审批、授权、盖章、归档到数据统计分析,都能清晰记录。可实现企业总部、分子公司所有印章的在线远程管理。